SAP und die DSGVO

Daten­schutz ist ein wichtiges Thema für jedes Unter­nehmen, insbe­sondere seit der Einführung der Daten­schutz-Grund­ver­ordnung (DSGVO) im Mai 2018. Die Verordnung regelt den Schutz perso­nen­be­zo­gener Daten innerhalb der Europäi­schen Union und betrifft somit auch Unter­nehmen, die SAP nutzen.

SAP ist ein führender Anbieter von Unter­neh­mens­software. Die Plattform bietet Lösungen für verschiedene Geschäfts­be­reiche an, darunter Finanzen, Perso­nal­wesen, Logistik und mehr. Viele Unter­nehmen verlassen sich auf SAP-Systeme, um ihre Geschäfts­pro­zesse zu automa­ti­sieren und zu optimieren.

Doch wie steht es um die Einhaltung der DSGVO-Anfor­de­rungen durch diese Systeme? Unter­nehmen müssen sicher­stellen, dass ihre Daten­ver­ar­bei­tungs­pro­zesse den Bestim­mungen der Verordnung entsprechen. Hier kommt SAP ins Spiel.

Die Plattform bietet verschiedene Tools und Funktionen an, um Unter­nehmen bei der Einhaltung der DSGVO zu unter­stützen. So hilft das Infor­mation Lifecycle Management (ILM) dabei, Daten­le­bens­zyklen zu verwalten und sensible Infor­ma­tionen gemäß den Anfor­de­rungen zu löschen oder zu archi­vieren. Das Berech­ti­gungs­konzept von SAP ermög­licht es Unter­nehmen außerdem, Zugriffs­rechte auf perso­nen­be­zogene Daten genau festzu­legen.

Grund­lagen für die Speicherung von perso­nen­be­zo­genen Daten in SAP

Definition von perso­nen­be­zo­genen Daten in SAP

Perso­nen­be­zogene Daten sind Infor­ma­tionen, die sich auf eine identi­fi­zierte oder identi­fi­zierbare natür­liche Person beziehen. Das können beispiels­weise Name, Adresse, E‑Mail-Adresse oder Telefon­nummer sein. In SAP werden diese Daten in verschie­denen Modulen wie Perso­nal­wesen, Finanz­buch­haltung oder Vertrieb gespei­chert.

Wie werden perso­nen­be­zogene Daten in SAP gespei­chert?

Perso­nen­be­zogene Daten werden in SAP-Systemen als sogenannte Stamm­daten erfasst und gespei­chert. Diese Stamm­daten umfassen alle Infor­ma­tionen zu einer Person oder einem Objekt, die im System benötigt werden. Die Erfassung erfolgt entweder manuell durch einen Benutzer oder automa­tisch über Schnitt­stellen zu anderen Systemen.

Die Speicherung der Daten erfolgt dabei auf Basis von Tabellen und Feldern. Jede Tabelle enthält dabei bestimmte Felder mit den jewei­ligen Infor­ma­tionen zur Person. Die Struktur der Tabellen ist dabei standar­di­siert und wird von SAP vorge­geben.

Perso­nen­be­zogene Infor­ma­tionen, die in SAP gespei­chert werden

In SAP-Systemen werden perso­nen­be­zogene Daten unter­schied­licher Kriti­k­alität gespei­chert. Dazu gehören beispiels­weise Vorname, Nachname, Geburts­datum und Geschlecht sowie Kontakt­daten wie Adresse, E‑Mail-Adresse und Telefon­nummer. Je nach Modul können auch weitere Angaben wie Gehalts­in­for­ma­tionen oder Kunden­in­for­ma­tionen erfor­derlich sein.

Zudem müssen bei der Erfassung der Daten auch recht­liche Vorgaben berück­sichtigt werden, wie beispiels­weise die Daten­schutz­grund­ver­ordnung (DSGVO).Hierbei geht es vor allem um den Schutz der perso­nen­be­zo­genen Daten und deren Verar­beitung.

Verwendung des Retention Warehouse im SAP ILM für die Speicherung von perso­nen­be­zo­genen Daten in SAP

Das Retention Warehouse ist ein Modul in SAP, das speziell für die langfristige Speicherung von Daten entwi­ckelt wurde. Hierbei handelt es sich vor allem um Daten, die aus recht­lichen Gründen aufbe­wahrt werden müssen, wie beispiels­weise Perso­nal­akten oder Rechnungen.

Das Retention Warehouse bietet dabei verschiedene Funktionen zur Sicher­stellung der Einhaltung recht­licher Vorgaben. So können beispiels­weise Aufbe­wah­rungs­fristen definiert werden, nach denen die Daten automa­tisch gelöscht werden. Zudem können auch Zugriffs­rechte einge­schränkt werden, um den Schutz der perso­nen­be­zo­genen Daten zu gewähr­leisten.

Insgesamt ist die Speicherung von perso­nen­be­zo­genen Daten in SAP ein komplexes Thema, das viele Aspekte berück­sich­tigen muss. Dabei spielen nicht nur technische Faktoren eine Rolle, sondern auch recht­liche Vorgaben und Daten­schutz­be­stim­mungen. Unter­nehmen sollten daher darauf achten, dass sie bei der Nutzung von SAP-Systemen stets alle relevanten Regeln und Vorschriften einhalten.

Umsetzung der EU-DSGVO Anfor­de­rungen in SAP

Die Einhaltung der EU-Daten­schutz­grund­ver­ordnung (EU-DSGVO) ist für Unter­nehmen von entschei­dender Bedeutung, um den Schutz perso­nen­be­zo­gener Daten sicher­zu­stellen und Verstöße zu vermeiden. SAP bietet eine Reihe von Lösungen an, die Unter­nehmen dabei unter­stützen können, die Anfor­de­rungen der EU-DSGVO umzusetzen.

Identi­fi­zierung und Klassi­fi­zierung perso­nen­be­zo­gener Daten

Eine der wichtigsten Anfor­de­rungen der EU-DSGVO ist die Identi­fi­zierung und Klassi­fi­zierung perso­nen­be­zo­gener Daten. Mit den SAP-Lösungen können Unter­nehmen schnell und einfach perso­nen­be­zogene Daten innerhalb ihrer Systeme identi­fi­zieren und klassi­fi­zieren. Die Lösungen ermög­lichen es auch, sensible Infor­ma­tionen zu kennzeichnen und entspre­chende Sicher­heits­maß­nahmen zu ergreifen.

Zugriffs­kon­trolle auf perso­nen­be­zogene Daten

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Umsetzung der EU-DSGVO-Anfor­de­rungen ist die Kontrolle des Zugriffs auf perso­nen­be­zogene Daten. Mit den SAP-Lösungen können Unter­nehmen sicher­stellen, dass nur autori­sierte Personen auf diese Daten zugreifen können. Die Lösungen ermög­lichen es auch, den Zugriff auf bestimmte Bereiche einzu­schränken oder zu blockieren.

Überwa­chung von Daten­schutz­richt­linien

SAP-Lösungen bieten auch Funktionen zur Überwa­chung von Daten­schutz­richt­linien. Unter­nehmen können mit diesen Lösungen sicher­stellen, dass sie jederzeit überprüfen können, ob ihre Prozesse im Einklang mit den Daten­schutz­richt­linien stehen. Die Lösungen ermög­lichen es auch, Verstöße schnell zu erkennen und entspre­chende Maßnahmen zu ergreifen, um die Einhaltung der Richt­linien sicher­zu­stellen.

Optimierung von Compliance-Bemühungen

Durch die Imple­men­tierung von SAP-Lösungen zur Umsetzung der EU-DSGVO-Anfor­de­rungen können Unter­nehmen ihre Compliance-Bemühungen optimieren und Risiken minimieren. Die Lösungen bieten eine umfas­sende Palette an Funktionen, mit denen Unter­nehmen schnell und einfach perso­nen­be­zogene Daten identi­fi­zieren, klassi­fi­zieren und kontrol­lieren können. Darüber hinaus ermög­lichen sie es Unter­nehmen, den Zugriff auf diese Daten zu überwachen und sicher­zu­stellen, dass sie jederzeit im Einklang mit den Daten­schutz­richt­linien stehen.

Insgesamt bietet SAP eine Reihe von Lösungen an, die Unter­nehmen dabei unter­stützen können, die Anfor­de­rungen der EU-DSGVO umzusetzen. Mit diesen Lösungen können Unter­nehmen schnell und einfach perso­nen­be­zogene Daten identi­fi­zieren und klassi­fi­zieren sowie den Zugriff auf diese Daten kontrol­lieren. Darüber hinaus können Unter­nehmen mit den SAP-Lösungen die Einhaltung von Daten­schutz­richt­linien überwachen und sicher­stellen, dass sie bei Verstößen schnell reagieren können. Durch die Imple­men­tierung dieser Lösungen können Unter­nehmen ihre Compliance-Bemühungen optimieren und Risiken minimieren.

Bedeutung von Infor­mation Lifecycle Management (ILM) für die DSGVO-Konfor­mität in SAP

Die Daten­schutz-Grund­ver­ordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäi­schen Union, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist und den Schutz perso­nen­be­zo­gener Daten regelt. Unter­nehmen, die perso­nen­be­zogene Daten verar­beiten, müssen sicher­stellen, dass sie die Anfor­de­rungen der DSGVO erfüllen. In diesem Zusam­menhang spielt das Infor­mation Lifecycle Management (ILM) eine wichtige Rolle bei der DSGVO-Konfor­mität in SAP.

ILM ermög­licht die Verwaltung und Archi­vierung von Daten gemäß den Anfor­de­rungen der DSGVO

ILM ist ein Konzept zur Verwaltung des Lebens­zyklus von Infor­ma­tionen in einem Unter­nehmen. Es umfasst alle Aspekte der Infor­ma­ti­ons­ver­ar­beitung, einschließlich Erfassung, Speicherung, Nutzung und Löschung von Daten. Durch ILM können Unter­nehmen sicher­stellen, dass perso­nen­be­zogene Daten nur für den vorge­se­henen Zweck verwendet werden und dass sie gemäß den Anfor­de­rungen der DSGVO archi­viert werden.

Durch ILM können Unter­nehmen auch sicher­stellen, dass perso­nen­be­zogene Daten nur so lange aufbe­wahrt werden, wie es notwendig ist. Die DSGVO schreibt vor, dass perso­nen­be­zogene Daten nicht länger als erfor­derlich aufbe­wahrt werden dürfen. Durch ILM können Unter­nehmen sicher­stellen, dass sie diese Vorschrift einhalten und nicht mehr benötigte Daten recht­zeitig löschen.

ILM hilft bei Identi­fi­zierung und Löschung von nicht mehr benötigten Daten

Ein wichtiger Aspekt der DSGVO ist das Recht auf Verges­sen­werden. Personen haben das Recht, ihre perso­nen­be­zo­genen Daten löschen zu lassen, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder wenn die Verar­beitung unrecht­mäßig ist. Unter­nehmen müssen sicher­stellen, dass sie in der Lage sind, diese Anfor­de­rungen zu erfüllen.

ILM hilft Unter­nehmen bei der Identi­fi­zierung und Löschung von nicht mehr benötigten Daten. Durch ILM können Unter­nehmen feststellen, welche Daten nicht mehr benötigt werden und welche gelöscht werden müssen. Dies ermög­licht es Unter­nehmen, schnell und effektiv auf Anfragen zum Löschen von perso­nen­be­zo­genen Daten zu reagieren.

Imple­men­tierung von ILM in SAP minimiert Risiken von Daten­schutz­ver­let­zungen

Die Imple­men­tierung von ILM in SAP kann dazu beitragen, die Risiken von Daten­schutz­ver­let­zungen zu minimieren und das Vertrauen der Kunden in das Unter­nehmen zu stärken. Durch ILM können Unter­nehmen sicher­stellen, dass perso­nen­be­zogene Daten nur für den vorge­se­henen Zweck verwendet werden und dass sie gemäß den Anfor­de­rungen der DSGVO archi­viert werden.

Darüber hinaus kann die Imple­men­tierung von ILM dazu beitragen, dass Mitar­beiter im Umgang mit perso­nen­be­zo­genen Daten geschult werden und dass Prozesse zur Einhaltung der DSGVO etabliert werden. Dies trägt dazu bei, das Bewusstsein für Daten­schutz im gesamten Unter­nehmen zu erhöhen.

Imple­men­tierung eines Lösch­kon­zepts in SAP zur Einhaltung der DSGVO-Regulie­rungen

Die Imple­men­tierung eines Lösch­kon­zepts in SAP ist ein wichtiger Schritt, um die Anfor­de­rungen der Daten­schutz-Grund­ver­ordnung (DSGVO) zu erfüllen. In diesem Artikel werden wir uns genauer mit dem Retention Management in SAP beschäf­tigen und erklären, wie Unter­nehmen durch die Einrichtung eines automa­ti­sierten Lösch­pro­zesses sicher­stellen können, dass perso­nen­be­zogene Daten gemäß den Vorschriften gelöscht werden.

Was ist Retention Management?

Retention Management bezieht sich auf die Aufbe­wahrung von Daten für einen bestimmten Zeitraum. Es geht darum, sicher­zu­stellen, dass Daten nicht länger als notwendig aufbe­wahrt werden und dass sie nach Ablauf der Aufbe­wah­rungs­frist ordnungs­gemäß gelöscht werden. Das Retention Management ist ein wichtiger Bestandteil des Compliance-Manage­ments und hilft Unter­nehmen dabei, gesetz­liche Vorschriften einzu­halten.

In SAP kann das Retention Management durch die Einrichtung eines Lösch­kon­zepts effektiv umgesetzt werden. Das Lösch­konzept sollte klare Regeln für die Aufbe­wah­rungs­dauer von Daten enthalten und sicher­stellen, dass perso­nen­be­zogene Daten nach Ablauf der Aufbe­wah­rungs­frist gelöscht werden.

Warum ist ein Lösch­konzept wichtig?

Ein Lösch­konzept ist notwendig, um sicher­zu­stellen, dass perso­nen­be­zogene Daten gemäß den Vorschriften gelöscht werden. Die DSGVO schreibt vor, dass perso­nen­be­zogene Daten nur so lange aufbe­wahrt werden dürfen, wie es für den Zweck erfor­derlich ist, für den sie erhoben wurden. Sobald der Zweck erfüllt ist oder die Aufbe­wah­rungs­frist abgelaufen ist, müssen die Daten gelöscht werden.

Ein Lösch­konzept hilft Unter­nehmen dabei, sicher­zu­stellen, dass perso­nen­be­zogene Daten nicht länger als notwendig aufbe­wahrt werden und dass sie nach Ablauf der Aufbe­wah­rungs­frist ordnungs­gemäß gelöscht werden. Durch die Einrichtung eines automa­ti­sierten Lösch­pro­zesses in SAP können Unter­nehmen sicher­stellen, dass das Lösch­konzept effektiv umgesetzt wird und poten­zielle Bußgelder vermieden werden.

Automa­ti­sierte Lösch­pro­zesse in SAP einrichten

In SAP können automa­ti­sierte Lösch­pro­zesse einge­richtet werden, um das Lösch­konzept effektiv umzusetzen. Hier sind einige Schritte, die Unter­nehmen befolgen können:

  1. Definieren Sie klare Regeln für die Aufbe­wah­rungs­dauer von Daten.
  2. Erstellen Sie eine Liste aller perso­nen­be­zo­genen Daten in Ihrem System.
  3. Konfi­gu­rieren Sie den automa­ti­sierten Lösch­prozess in SAP.
  4. Testen Sie den automa­ti­sierten Lösch­prozess gründlich, bevor er imple­men­tiert wird.
  5. Überwachen Sie regel­mäßig den automa­ti­sierten Lösch­prozess und passen Sie ihn gegebe­nen­falls an.

Durch die Imple­men­tierung eines automa­ti­sierten Lösch­pro­zesses in SAP können Unter­nehmen sicher­stellen, dass perso­nen­be­zogene Daten gemäß den Vorschriften gelöscht werden. Der automa­ti­sierte Lösch­prozess kann so konfi­gu­riert werden, dass er regel­mäßig ausge­führt wird und perso­nen­be­zogene Daten nach Ablauf der Aufbe­wah­rungs­frist automa­tisch löscht.

Sicherheit und Vertrau­lichkeit der perso­nen­be­zo­genen Daten in SAP gewähr­leisten

SAP ist sich bewusst, dass die Sicherheit und Vertrau­lichkeit von perso­nen­be­zo­genen Daten für Unter­nehmen von entschei­dender Bedeutung sind. Aus diesem Grund bietet SAP verschiedene Sicher­heits­maß­nahmen an, um sicher­zu­stellen, dass perso­nen­be­zogene Daten geschützt werden.

Verschiedene Sicher­heits­maß­nahmen zum Schutz von perso­nen­be­zo­genen Daten

SAP bietet verschiedene Maßnahmen an, um perso­nen­be­zogene Daten zu schützen. Zu diesen Maßnahmen gehören unter anderem Zugriffs­kon­trollen und Verschlüs­selung. Durch Zugriffs­kon­trollen wird sicher­ge­stellt, dass nur autori­sierte Benutzer auf die perso­nen­be­zo­genen Daten zugreifen können. Die Verschlüs­selung sorgt dafür, dass die übertra­genen oder gespei­cherten Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Darüber hinaus unter­stützt SAP Unter­nehmen bei der Umsetzung der DSGVO-Anfor­de­rungen durch spezielle Funktionen wie das Anony­mi­sieren von Daten. So können Unter­nehmen sicher­stellen, dass sie den Anfor­de­rungen der DSGVO gerecht werden und gleich­zeitig ihre Geschäfts­pro­zesse effektiv gestalten können.

Wie SAP perso­nen­be­zogene Daten im E‑Archiv schützt

SAP bietet auch für das elektro­nische Archi­vieren von perso­nen­be­zo­genen Daten verschiedene Sicher­heits­maß­nahmen an. Hierzu gehört beispiels­weise die Möglichkeit, Zugriffs­kon­trollen einzu­richten und die Daten zu verschlüsseln. Darüber hinaus können Unter­nehmen den Zugriff auf das E‑Archiv auf bestimmte Benut­zer­gruppen beschränken, um sicher­zu­stellen, dass nur autori­sierte Personen auf die Daten zugreifen können.

Zusam­men­fassend kann gesagt werden, dass SAP verschiedene Maßnahmen ergreift, um die Sicherheit und Vertrau­lichkeit von perso­nen­be­zo­genen Daten zu gewähr­leisten. Durch regel­mäßige Audits und Zerti­fi­zie­rungen wird sicher­ge­stellt, dass alle Daten­schutz­stan­dards einge­halten werden. Unter­nehmen können daher sicher sein, dass ihre perso­nen­be­zo­genen Daten bei der Nutzung von SAP-Produkten in guten Händen sind.

 Fazit: SAP ILM als Lösung für die DSGVO-Konfor­mität

SAP ist eine der führenden Anwen­dungen, wenn es um die Speicherung von perso­nen­be­zo­genen Daten geht. Mit dem Inkraft­treten der EU-DSGVO im Jahr 2018 wurden jedoch strenge Regulie­rungen einge­führt, die Unter­nehmen dazu verpflichten, den Schutz und die Verar­beitung dieser Daten zu gewähr­leisten.

Um dies sicher­zu­stellen, bietet SAP Infor­mation Lifecycle Management (ILM) als Lösung an. Durch ILM können Unter­nehmen ihre Daten effektiv verwalten und dabei sicher­stellen, dass sie den Anfor­de­rungen der DSGVO entsprechen.

Die Umsetzung der EU-DSGVO-Anfor­de­rungen in SAP erfordert ein gründ­liches Verständnis der Grund­lagen für die Speicherung perso­nen­be­zo­gener Daten in SAP sowie das Wissen über die Bedeutung von ILM für die DSGVO-Konfor­mität.

Ein wichtiger Aspekt bei der Imple­men­tierung eines Lösch­kon­zepts in SAP zur Einhaltung der DSGVO-Regulie­rungen ist auch die Erstellung von Auftrags­ver­ar­bei­tungs­ver­trägen in SAP. Diese müssen sorgfältig erstellt werden, um sicher­zu­stellen, dass alle betei­ligten Parteien vollständig infor­miert sind und sich an alle Vorschriften halten.

Es ist auch wichtig, Sicherheit und Vertrau­lichkeit der perso­nen­be­zo­genen Daten in SAP zu gewähr­leisten. Hierbei können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden wie beispiels­weise Zugriffs­be­schrän­kungen oder Verschlüs­se­lungs­ver­fahren.

Insgesamt bietet SAP ILM eine umfas­sende Lösung für die DSGVO-Konfor­mität in SAP. Unter­nehmen sollten jedoch sicher­stellen, dass sie alle Anfor­de­rungen gründlich verstehen und entspre­chende Maßnahmen ergreifen, um den Schutz perso­nen­be­zo­gener Daten zu gewähr­leisten.

Wenn Sie Ihre Daten in SAP speichern und verwalten, ist es wichtig, dass Sie sich mit den Anfor­de­rungen der DSGVO vertraut machen und geeignete Maßnahmen ergreifen. Mit SAP ILM haben Sie eine Lösung an der Hand, die Ihnen dabei hilft, Ihre Daten sicher und konform zu verwalten.