Assistenz der Geschäfts­führung (m/w/d)

Details zum Joban­gebot

Wir sind cobicon: ein kleines, einge­spieltes SAP-Beratungsteam. Wir arbeiten pragma­tisch und mit viel Vertrauen. Damit unsere Geschäfts­führung und das Team den Kopf frei haben für Kunden und Projekte, suchen wir dich als erfahrene Assistenz – die gute Seele im Büro mit Überblick, Feingefühl und Struktur.

Deine Aufgaben

• Office- & Unter­neh­mens­or­ga­ni­sation: interne Termine koordi­nieren (Jour fixe, All-hands), Dokumenten- und Vorla­gen­ma­nagement, Tool-/Lizenz­ver­waltung, Ansprechpartner:in fürs „Büro-Grund­rau­schen“, Team-Event­s/Off­sites mitplanen.
• Recruiting & People-Ops (light): Bewer­ber­kom­mu­ni­kation und Interview-Scheduling, Unter­lagen vorbe­reiten, Onboarding neuer Kolleg:innen (Zugänge, Equipment, Check­listen), Unter­stützung bei kleinen Team-/Recruiting-Themen.
• Kommu­ni­ka­tions- & Brand-Support (light): LinkedIn-Posts und kleine Website-News koordinieren/veröffentlichen, Themen aus dem Team einsammeln, Entwürfe vorbe­reiten, Freigaben nachhalten, Referenzen aktuell halten und für Social aufbe­reiten.
• Executive & Team-Support: Vor-/Nach­be­reitung von Meetings (Agenda, Protokoll, To-dos), Präsen­ta­tionen und Unter­lagen sauber aufbe­reiten.
• Kaufmän­nische Adminis­tration: Rechnungs­stellung auf Basis der Projekt­frei­gaben, Prüfung und Verar­beitung von Eingangs­rech­nungen (Zuordnung, Kontie­rungs­vor­schläge, Weiter­leitung ans Steuerbüro), Pflege von Rechnungs-/Vertrags­über­sichten, Unter­stützung bei einfachen Auswer­tungen (z. B. offene Posten, Kosten­über­sichten).
• Zuarbeit nach Bedarf: punktuelle Unter­stützung bei anfal­lenden Aufgaben rund um Vertrieb/Projekte/Partner – klein, klar abgegrenzt und eher als kurzfristige Hilfe.

Was du mitbringst

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäfts­führung / Teamas­sistenz – gern im IT- oder Beratungs­umfeld.
• Sehr gute Orga-Skills, klare Priori­sierung, verläss­liche Nachhaltung.
• Kaufmän­ni­sches Verständnis und Praxis in Rechnungsprozessen/Belegwesen.
• Sicher in Office­/­Google-Tools; Confluence/Jira/CRM sind ein Plus, aber kein Muss.
• Freundlich, diskret, verbindlich – Deutsch top, Englisch gut.

Was dich bei uns erwartet

Kurze Wege, ein hilfs­be­reites Team und eine zentrale Rolle nah an der Geschäfts­führung. Regel­mäßig in Mannheim zu sein ist uns wichtig; gleich­zeitig sind flexible Modelle und Worka­tions kein Problem.

Neugierig?

Dann schick uns ein paar Infos zu dir (CV, LinkedIn oder kurzer Text). Wir freuen uns auf dich.